Êtes-vous intéressé par un poste de secrétaire dans un centre de services scolaire ? Voici comment le trouver étape par étape ! Comment trouver un emploi dans un centre de services scolaire ? Nous avons demandé à trois d’entre eux, ainsi qu’à un ancien directeur d’école, de nous en informer.
La bonne formation : le DEP dans le travail de secrétariat
Pour travailler comme secrétaire dans un centre de services scolaire, il ne suffit pas d’avoir un simple diplôme d’études secondaires. « Nous recherchons le DEP en secrétariat », précise Annie Vézina du centre de services scolaires des Navigateurs de Lévis. Un DEC en bureautique est aussi très apprécié. Certains postes de soutien administratif, comme technicien en organisation scolaire, requièrent même un mélange de crédits collégiaux et universitaires. Plusieurs centres de services scolaires investissent également dans la formation continue pour leurs employés, afin de leur permettre de gravir les échelons. « Certains budgets internes sont prévus pour aider les secrétaires à obtenir des équivalences universitaires et accéder à des fonctions plus avancées », souligne Jacinthe Descôteaux, conseillère en ressources humaines au Centre de services scolaire de Laval.
Avec ou sans expérience ?
Côté expérience, Annie Vézina avoue privilégier les candidats qui ont déjà des références. C’est particulièrement vrai pour le poste de secrétaire dans une école primaire, où la polyvalence est de rigueur. Cependant, les jeunes diplômés ont aussi leur place, notamment en lycée où les équipes sont plus étoffées, ou dans les services de ressources humaines ou finances. Une fois embauché au centre de services scolaires des Navigateurs, il est possible de découvrir différents postes selon ses envies. « Dès que vous accédez aux remplacements, vous pouvez postuler en interne et explorer des missions auxquelles vous n’auriez pas eu accès dans le privé », affirme Annie Vézina.
Jacinthe Descôteaux, consultante en gestion des ressources humaines la Commission scolaire de Laval. Les documents à attendre lors du processus d’embauche
Lorsqu’on postule dans un centre de services scolaire, plusieurs documents sont généralement exigés tout au long du processus.
Pour soumettre votre candidature :
- formulaire de candidature
- déclaration de consentement pour la vérification des références
- formulaire d’accès à l’égalité en emploi
- CV
- copies des diplômes originaux
- copies des relevés de notes officiels
Lors de l’entretien :
- explications sur les antécédents judiciaires et les accusations en cours
- auto-déclaration concernant l’état de santé
À l’embauche :
- certificat de naissance
- preuve de citoyenneté ou de résidence permanente (si nécessaire)
Le test d’entrée : suite bureautique, rédaction et correction
Le test d’admission représente une étape décisive pour décrocher un poste permanent. Impossible d’y couper : il faut le réussir. Les centres de services scolaires évaluent généralement quatre compétences clés : la maîtrise de Word, la capacité à utiliser Excel, la production de textes écrits et la qualité de l’orthographe.
Recrutement : d’un poste temporaire à un poste permanent
Les postes permanents de secrétariat sont rares pour les candidats externes. En revanche, de nombreux postes temporaires sont proposés, et ils constituent une vraie porte d’entrée. « La demande est forte », affirme Jacinthe Descôteaux. Il ne faut pas craindre le côté temporaire : une titularisation peut parfois arriver dès la première année.
Postes de soutien administratif dans un centre de services scolaire
Voici les fonctions les plus courantes dans les établissements scolaires ou au sein des bureaux administratifs :
Dans une école :
- Secrétaire d’école primaire
- Secrétaire de lycée
- Secrétaire d’un centre de formation professionnelle
Dans un bureau :
- Secrétaire
- Agent de bureau
- Adjoint de bureau
Missions dans une école primaire
À quoi ressemble le quotidien d’une secrétaire dans une école ? Yves Perreault, ancien directeur et directeur adjoint d’école pendant près de 20 ans, partage son expérience. Pour lui, la secrétaire est l’indispensable partenaire du chef d’établissement.
« Une secrétaire, ça ne s’arrête jamais ! » plaisante Yves Perreault. Véritable bras droit du directeur, elle jongle avec une multitude de tâches tout au long de l’année.
À la rentrée :
- Reprise du travail mi-août
- Classement du courrier reçu pendant l’été
- Gestion des messages téléphoniques
- Retrait des élèves qui ont déménagé pendant l’été des listes et du système informatique
- Accueil des familles nouvellement arrivées
- Compilation des dossiers des nouveaux élèves (relevés de notes, justificatifs de résidence, certificats de naissance, etc.)
- Affectation des nouveaux élèves à une classe
- Commande de matériel supplémentaire pour les nouveaux inscrits
- Suivi avec les enseignants sur le paiement des fournitures scolaires
- Comptage et dépôts réguliers de l’argent collecté
Tout au long de l’année :
- Suivi des retards et absences
« C’est l’une des tâches centrales pendant l’année scolaire », explique l’ancien directeur.
- Communication avec les parents
- Mise à jour du dossier de chaque élève
- Gestion des petits bobos et incidents
« Les infirmières scolaires interviennent surtout pour les vaccinations », précise Yves Perreault. Pour le reste, la secrétaire prend en charge les petits soins quotidiens. Un jour, une infirmière a refusé de s’occuper d’une blessure, précisant que ce n’était pas sa mission. Elle avait tout à fait raison ! »
- Gestion des commandes de matériel
- Rédaction de notes pour la direction
À la sortie des vacances :
- Compilation des nouveaux inscrits et des futurs élèves de maternelle
« C’est un travail considérable ! », confie Yves Perreault. Quand il y a plusieurs classes de maternelle, cela signifie parfois des centaines de dossiers à traiter.
À la fin de l’année scolaire :
- Préparation des documents envoyés aux familles pour la rentrée suivante (dates de rentrée, liste des fournitures scolaires, etc.)
Être secrétaire dans un lycée ou un centre de formation professionnelle
Les missions en lycée ressemblent beaucoup à celles de l’école primaire, mais on y distingue trois profils de secrétaires.
Secrétaires de niveau 1 :
Ils travaillent en lien avec un directeur adjoint, par exemple en charge d’un niveau d’étude comme la 3e secondaire. Leur quotidien : gestion des absences et retards, organisation des remplacements de professeurs.
Secrétaires administratifs :
Leur rôle est plus pointu : gestion des dossiers du personnel, archivage, rédaction des procès-verbaux des conseils d’administration (qui se tiennent au moins six fois par an).
Secrétaires en centre de formation professionnelle :
Dans ces centres délivrant des DEP, les missions sont proches de celles des secrétaires en école primaire ou secondaire (inscriptions, suivi des absences…). La principale différence : les contacts avec les parents sont moindres, car il s’agit d’un public adulte.
Travailler directement dans un centre de services scolaire
Les opportunités ne se limitent pas aux établissements scolaires. Dans les bureaux des centres de services scolaires, les secrétaires et agents administratifs se chargent de tâches allant du simple au complexe, selon des procédures bien définies. « Plus le niveau d’études est élevé, plus la complexité des tâches augmente », explique Valérie Biron, du Centre de services scolaire de la Pointe-de-l’Île. Le secrétaire administratif intervient au plus haut niveau et collabore étroitement avec les cadres dirigeants. Son autonomie est grande et la nature de ses missions variée.
Parlons des salaires !
Envie de savoir combien gagnent les employés administratifs dans les centres de services scolaires du Québec ? Voici quelques repères pour la région de Montréal (barème en vigueur en septembre 2021) :
- Secrétaire : 71 691 $ par an
- Secrétaire de direction : 73 320 $ par an
- Agent de bureau : 23,13 $ de l’heure
- Technicien en administration : 25,42 $ de l’heure
- Adjoint exécutif : 108 774 $ par an
Comment trouver une secrétaire pour un centre de services scolaire sur Secrétaire-Inc ?
La plateforme Secrétaire-inc simplifie la recherche d’emploi, que ce soit dans un centre de services scolaire ou tout autre organisme administratif. Voici les étapes pour utiliser ce service en ligne :
1- Créez un profil
Sur la page d’accueil de Secrétaire INC, cliquez sur Candidat, Soumettez votre CV et remplissez les informations demandées pour ouvrir un compte.
2- Cherchez un emploi
Une fois connecté à votre espace, rendez-vous en haut de la page et cliquez sur Emploi. Tapez le mot-clé « école » dans le moteur de recherche, puis cliquez sur Rechercher. Si vous souhaitez consulter toutes les annonces disponibles, utilisez simplement la fonction Rechercher sans renseigner de critère.
3- Postulez
Une offre retient votre attention ? Lisez-la, puis postulez directement sur la plateforme, sans perte de temps.
Au bout du compte, le métier de secrétaire scolaire ouvre la porte à des responsabilités variées, des contacts humains riches et une évolution professionnelle tangible. Derrière chaque rentrée, chaque dossier, chaque appel, ces professionnels tiennent la barre avec efficacité. Qui sait, peut-être que votre future carrière commence à l’accueil d’une école ou derrière le bureau d’un centre administratif ?
