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Comment devenir secrétaire dans un établissement scolaire ?

Êtes-vous intéressé par un poste de secrétaire dans un centre de services scolaire ? Voici comment le trouver étape par étape !

Comment trouver un emploi dans un centre de services scolaire ? Nous avons demandé à trois d’entre eux, ainsi qu’à un ancien directeur d’école, de nous en informer.

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La bonne formation : le DEP dans le travail de secrétariat

Pour être secrétaire dans un centre de services scolaire, un diplôme de 5 degrés ne suffit pas. « Nous avons besoin du DEP pour les services de secrétariat », explique Annie Vézina du centre de services scolaires Navigateurs de Lévis. Mais un DEC en bureautique est également excellent. »

Certains autres postes de soutien administratif, comme celui de technicien en organisation scolaire, nécessitent également une combinaison de crédits collégiaux et universitaires. Plusieurs centres de services scolaires proposent également des formations pour aider leurs employés à gagner des actifs supplémentaires.

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« Certains Les montants sont alloués à l’interne pour aider les secrétaires à obtenir des équivalences universitaires afin d’accéder à des postes supérieurs », explique Jacinthe Descôteaux , consultante en ressources humaines au Centre de services scolaire de Laval.

Avec ou sans expérience ?

En ce qui concerne les références, Annie Vézina les considère naturellement comme préférables. Surtout pour une secrétaire d’école primaire : « Elle a des tâches plus diversifiées », précise la coordinatrice. Mais les nouveaux diplômés peuvent espérer être amenés au lycée, où les équipes sont plus fortes, ou dans les ressources humaines ou les finances.

Lorsque les candidats travaillent au Navigators School Service Center, ils ont la possibilité d’essayer d’autres postes ; pour tous les goûts ! », affirme Annie Vézina. Dès que vous aurez accès aux remplacements, vous aurez la possibilité de postuler en interne et de modifier ce que vous ne pouviez pas faire en privé. »

Jacinthe Descôteaux, consultante en gestion des ressources humaines la Commission scolaire de Laval. Les documents à attendre lors du processus d’embauche

Au cours du processus de recrutement, voici les documents demandés par la plupart des départements scolaires :

Pour postuler :

  • formulaire de candidature
  • Déclaration de consentement concernant la vérification des références
  • Accès au formulaire d’égalité en matière d’emploi
  • CV
  • Copie des originaux des diplômes
  • Copie des relevés de notes officiels

Au cours de l’entretien :

  • Réexplication des casiers judiciaires et des accusations pendantes
  • Auto-déclaration de santé

Au cours de la session d’engagement :

  • certificat de naissance
  • preuve de citoyenneté ou de résidence permanente (si nécessaire)

Le test d’entrée : suite bureautique, rédaction et correction

Le Le test d’admission est l’étape la plus importante du processus de recrutement. Pour obtenir un emploi permanent, il faut absolument réussir. Le test pour la plupart des départements scolaires comprend quatre éléments :

1- mot

2- Exceller

3- Production écrite

4- Orthographe

Recrutement : d’un poste temporaire à un poste permanent

Des postes de secrétariat permanents dans les départements scolaires sont rarement disponibles pour les candidats externes. En revanche, les postes temporaires sont courants et constituent un bon objectif.

« Les besoins sont vraiment nombreux », affirme Jacinthe Descôteaux. Vous ne devriez pas être intimidé par la nature temporaire. Le statut permanent peut être introduit dans un délai d’un an. »

Postes de soutien administratif dans un centre de services scolaire

Dans une école :

  • Secrétaire d’école primaire
  • Secrétaire du lycée
  • Secrétaire d’un centre de formation professionnelle

Dans un bureau :

  • secrétaire
  • secrétaire
  • agent de bureau
  • Assistant de bureau

Missions dans une école primaire

À quoi peut ressembler le travail d’une secrétaire dans une école ? Yves Perreault est maintenant à la retraite et est directeur et directeur adjoint de l’école depuis près de 20 ans. Il a décrit en détail les devoirs de son plus grand allié : le secrétaire d’école.

Yves Perreault a été directeur et directeur adjoint d’école au CSDM pendant près de 20 ans. « Une secrétaire fonctionne comme une tabarouette, je vous le dis ! le fait remarquer à l’ancien réalisateur en riant. C’est vraiment le bras droit du directeur de l’école. »

Retour à l’école

  • Mi-août retour au travail.
  • Classer le courrier d’été.
  • Prenez les messages téléphoniques.
  • Retirer les enfants dont les familles ont déménagé au cours de l’été de la liste scolaire et du système informatique.
  • Recevez les parents des familles arrivées en été.
  • Compiler les dossiers des nouveaux étudiants (relevés de notes, preuve de résidence, certificat de naissance, etc.)
  • Sélectionnez un groupe pour les nouveaux étudiants.
  • Commandez du matériel supplémentaire pour les nouveaux étudiants
  • En collaboration avec les enseignants, tenez-vous au courant de la liste des élèves qui ont payé leurs fournitures scolaires.
  • Comptez de l’argent et effectuez des dépôts régulièrement.

Au cours de l’année scolaire

  • Faites le suivi des retards et des absences.

« Une fois l’année scolaire terminée, c’est leur travail principal », explique l’ancien directeur.

  • Communiquez avec les parents.
  • Compilez le dossier personnel.
  • le traitement des enfants blessés.

« Les infirmières du primaire ont des mandats différents », explique Yves Perreault. Ils viennent principalement pour se faire vacciner. Un jour, on a demandé à une infirmière de se pencher sur une blessure. Elle a répondu que ce n’était pas son travail. Et elle avait raison !

»

  • Prenez en charge les commandes de matériel.
  • Rédigez le billet du réalisateur.

De retour de vacances

  • Compilez les nus des nouveaux inscrits et des futurs élèves de la maternelle.

« C’est un sacré travail aussi ! S’exclame Yves Perreault. Cela représente une centaine de dossiers s’il y a quatre ou cinq classes de maternelle. »

À la fin de l’année scolaire

  • Composez le fichier pour l’envoyer aux parents avant le début de l’année scolaire (date de début de l’année scolaire, liste des fournitures scolaires, etc.)

Être secrétaire dans un lycée et dans un centre de formation professionnelle

Bien que ses responsabilités soient très similaires à celles de l’école primaire, il existe trois types de secrétaires au lycée.

Secrétaires de niveau 1

Ils se réfèrent au directeur adjoint au niveau, par exemple pour l’école secondaire 3. Leurs fonctions consistent principalement à enregistrer les absences et retards des étudiants, ainsi que le remplacement des professeurs absents.

2- Les secrétaires administratifs

Vos tâches sont plus administratives : dossiers personnels, archives et rapports des conseils d’administration, qui ont lieu au moins six fois par an.

3- Les secrétaires des centres de formation professionnelle

Les centres de formation professionnelle délivrent des diplômes d’études postsecondaires (DEP). Il va sans dire que les fonctions des secrétaires dans ces centres sont similaires à ceux des secrétaires d’école primaire et secondaire (inscriptions, comptage des absences, etc.), à l’exception de cette différence : il y a moins de contacts avec les parents parce qu’il s’agit d’éducation des adultes.

Travaillez directement dans un centre de services scolaire

Les emplois scolaires ne se limitent pas aux écoles, loin de là ! Les responsables du bureau et de l’aide humanitaire s’occupent de « tâches administratives simples à peu complexes selon des procédures spécifiques », explique Valérie Biron du Centre de services scolaire de Pointe-de-l’Île.

« La complexité des tâches augmente avec l’enseignement », poursuit le directeur adjoint. « Le secrétaire administratif est au plus haut niveau et travaille en étroite collaboration avec les personnes occupant des postes de direction. » Les fonctions du secrétaire administratif sont les plus complexes de toutes. Cette secrétaire jouit donc d’une grande autonomie dans son travail.

Parlons des salaires !

Es-tu Vous êtes curieux de savoir à quoi ont droit les administrateurs de rémunération des centres de services scolaires du Québec ? Voici une idée pour celui de Montréal.

*

  • Secrétaire : 71 691$ par an
  • Secrétaire de la direction : 73,320$ par
  • Agent de bureau : an 23,13$ l’heure
  • Technicien d’administration : 25,42$ l’heure
  • Adjoint exécutif : 108 774 dollars par an

*Mise à l’échelle en vigueur en septembre 2021.

Comment trouver une secrétaire pour un centre de services scolaire sur Secrétaire-Inc ?

Secrétaire-inc vous permet de trouver plus facilement un emploi, que vous souhaitiez rejoindre les rangs d’un centre de services scolaire ou d’un autre type de structure DEEE ! Voici comment cela fonctionne en quelques clics

1- Créez un profil

Sur la page d’accueil de Secrétaire INC, cliquez sur Candidat — Soumettez votre CV et remplissez les champs pour créer un compte.

2- À la recherche d’un emploi

Si vous êtes connecté à votre compte Secretary-Inc, cliquez sur Emploi en haut de la page et entrez le mot-clé « école » dans le champ de recherche. Cliquez sur Rechercher .

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3- Appliquer

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